Un Open Day corporate le oferă candidaților, studenților și profesioniștilor interesați ocazia de a cunoaște compania dincolo de anunțurile de recrutare. Participanții pot întâlni oameni din echipă, pot înțelege mai bine domeniul de activitate și pot afla cum arată, în realitate, diferite roluri profesionale.
Evenimentul nu trebuie redus la o prezentare despre companie și la câteva standuri de recrutare. Pentru a fi relevant, are nevoie de dialog, exemple concrete și acces la angajați care pot vorbi sincer despre munca lor.
Atunci când sediul companiei nu permite organizarea unui eveniment amplu sau când participă persoane din mai multe orașe, Open Day-ul poate fi organizat într-o locație externă. La Zooma, prezentările, discuțiile, atelierele și întâlnirile informale pot fi integrate într-un program coerent, potrivit obiectivelor de employer branding.
Ce este un Open Day corporate
Open Day-ul este un eveniment prin care compania își prezintă activitatea, echipa și oportunitățile profesionale unui public interesat. Poate fi adresat studenților, absolvenților, candidaților cu experiență, comunităților profesionale sau persoanelor care vor să afle mai multe despre un anumit domeniu.
Unele companii organizează evenimentul la propriul sediu, mai ales când spațiul de lucru, fabrica, laboratorul sau centrul logistic reprezintă o parte importantă a experienței. Altele aleg o locație externă pentru a primi un număr mai mare de participanți și pentru a putea construi un program cu prezentări, ateliere și zone de conversație.
Un Open Day desfășurat în afara sediului trebuie să păstreze legătura cu realitatea companiei. Participanții trebuie să înțeleagă cum se lucrează, ce roluri există și cum colaborează echipele, chiar dacă evenimentul nu are loc în spațiul lor obișnuit de lucru.
Open Day sau târg de cariere
La un târg de cariere, participanții întâlnesc mai mulți angajatori, iar interacțiunile sunt de obicei scurte. Companiile își prezintă posturile disponibile, colectează CV-uri și încearcă să atragă atenția într-un spațiu în care concurează cu alte organizații.
Un Open Day este dedicat unei singure companii. Programul poate intra mai mult în profunzime, iar participanții au timp să discute cu angajați din departamente diferite. Ei pot descoperi proiectele, cultura de lucru și parcursurile profesionale posibile.
Evenimentul nu trebuie să fie legat exclusiv de posturile disponibile în acel moment. Poate construi o relație cu oameni care nu sunt încă pregătiți să aplice, dar care ar putea deveni candidați potriviți în viitor.
Open Day sau Onboarding Experience Day
Cele două formate se află în etape diferite ale relației cu oamenii.
Un Onboarding Experience Day se adresează persoanelor care au intrat deja în companie. Scopul său este integrarea noilor angajați, prezentarea organizației și crearea primelor legături cu echipa.
Open Day-ul are loc înaintea angajării. Participanții explorează compania, pun întrebări și decid dacă domeniul, rolurile și mediul prezentat li se potrivesc. Organizația îi cunoaște, la rândul ei, pe oamenii interesați de o posibilă colaborare.
Cele două evenimente pot face parte din aceeași strategie, dar programul și mesajele lor nu trebuie confundate. Un candidat are alte întrebări și alte nevoi decât un angajat aflat în prima zi de lucru.
Ce obiectiv poate avea un Open Day
Înainte de alegerea programului, compania trebuie să stabilească de ce organizează evenimentul. Un Open Day poate susține recrutarea pentru mai multe posturi, poate prezenta un domeniu mai puțin cunoscut sau poate crea legături cu studenți și comunități profesionale.
Uneori, obiectivul este atragerea candidaților pentru roluri greu de ocupat. În acest caz, programul trebuie să explice concret ce presupune munca, ce competențe sunt necesare și ce proiecte îi așteaptă pe viitorii colegi.
Obiectivul poate fi și unul educațional. O companie poate organiza ateliere și conversații pentru tineri aflați la început de carieră, fără ca fiecare participant să fie privit imediat ca un candidat.
Cum alegi publicul evenimentului
Un Open Day adresat tuturor riscă să nu răspundă nimănui în mod clar. Programul trebuie adaptat nivelului de experiență și intereselor participanților.
Studenții și absolvenții vor să afle cum pot începe o carieră, ce competențe sunt apreciate și ce pot învăța în primii ani. Profesioniștii cu experiență sunt interesați de responsabilități, autonomie, proiecte și posibilitățile reale de dezvoltare.
Pentru rolurile tehnice, participanții pot avea nevoie de discuții cu specialiști care cunosc activitatea în detaliu. Pentru pozițiile comerciale sau de management, accentul poate cădea pe obiective, piețe și modul de lucru dintre departamente.
Dacă evenimentul se adresează mai multor categorii, programul poate include o deschidere comună și sesiuni separate. Participanții vor putea astfel să aleagă discuțiile relevante pentru ei.
Invitația trebuie să explice ce vor găsi participanții
Comunicarea unui Open Day nu trebuie să promită vag acces la „oportunități extraordinare”. Oamenii trebuie să știe de ce merită să își rezerve câteva ore pentru eveniment.
Invitația poate prezenta principalele teme, departamentele implicate, tipurile de activități și oamenii pe care participanții îi vor putea întâlni. Dacă există posturi disponibile, acestea pot fi menționate fără ca întregul eveniment să fie transformat într-o listă de recrutare.
Data, intervalul orar, locația, modalitatea de înscriere și condițiile de participare trebuie comunicate clar. Dacă locurile sunt limitate sau există sesiuni la care înscrierea se face separat, participanții trebuie să știe acest lucru înainte de sosire.
Un mesaj trimis înaintea evenimentului poate include programul, indicațiile de acces și recomandări practice. O comunicare bine organizată contribuie direct la impresia pe care oamenii și-o formează despre companie.
Cum construiești programul
Evenimentul poate începe cu o scurtă prezentare a companiei și a domeniului său de activitate. Mesajul trebuie să ofere context, fără să repete informațiile disponibile pe website. Participanții sunt mai interesați de ce face organizația în prezent și de direcțiile sale decât de o cronologie detaliată.
Pot urma discuții cu angajați, prezentări ale departamentelor, ateliere și sesiuni de întrebări. Pauzele trebuie să fie suficient de lungi pentru ca oamenii să poată continua conversațiile începute în sală.
Dacă participă mai multe departamente, programul poate fi organizat în paralel. Oamenii își aleg sesiunile în funcție de interese, iar grupurile mai mici permit discuții mai aplicate.
La final, participanții trebuie să știe ce pot face în continuare: unde găsesc posturile disponibile, cum pot aplica, cui pot adresa întrebări și dacă vor mai exista întâlniri similare.
Angajații sunt cei mai credibili reprezentanți ai companiei
La un Open Day, oamenii vor să discute cu viitori colegi, nu doar cu echipa de recrutare. Angajații pot explica activitatea într-un limbaj firesc și pot răspunde întrebărilor despre proiecte, colaborare și viața de zi cu zi din organizație.
Participarea lor trebuie pregătită, dar nu transformată într-un discurs memorat. Dacă toate răspunsurile sună la fel, conversația își pierde credibilitatea.
Este util să fie prezenți oameni cu experiențe diferite: angajați aflați la început de carieră, specialiști, manageri și persoane care au trecut prin mai multe roluri în companie. Participanții vor putea găsi mai ușor o perspectivă apropiată de propriile interese.
Angajații trebuie să știe ce informații pot comunica și către cine pot îndruma întrebările pe care nu le pot clarifica. Nu este necesar să aibă toate răspunsurile, dar este important să evite promisiunile și informațiile nesigure.
Cum prezinți cultura organizațională fără formulări generale
Expresii precum „echipă dinamică”, „mediu prietenos” sau „oportunități de dezvoltare” apar în aproape orice comunicare de recrutare. La un Open Day, ele trebuie susținute prin exemple.
Dacă organizația încurajează învățarea, poate explica ce programe există și cum au fost folosite de angajați. Dacă pune accent pe colaborare, poate prezenta un proiect în care mai multe departamente au lucrat împreună. Dacă oferă posibilități de promovare, oamenii care au parcurs acest drum pot vorbi despre experiența lor.
Compania nu trebuie prezentată ca un loc lipsit de dificultăți. Participanții apreciază informațiile clare despre ritmul de lucru, așteptări și responsabilități. O imagine realistă îi ajută să decidă dacă mediul li se potrivește.
Employer brandingul nu înseamnă construirea unei imagini perfecte, ci prezentarea coerentă și credibilă a experienței profesionale oferite.
Atelierele și demonstrațiile
Oamenii înțeleg mai ușor activitatea unei companii atunci când pot vedea cum se lucrează. Atelierele și demonstrațiile pot transforma informațiile generale într-o experiență concretă.
O echipă tehnică poate prezenta un proces sau un proiect. Departamentul de marketing poate explica modul în care este construită o campanie. Echipa comercială poate simula o situație reală, iar specialiștii din resurse umane pot organiza o sesiune despre recrutare sau dezvoltarea carierei.
Activitățile trebuie adaptate duratei evenimentului și nivelului de experiență al participanților. Un atelier prea tehnic îi poate exclude pe cei aflați la început, iar unul prea general îi va dezamăgi pe profesioniștii cu experiență.
Dacă există produse care pot fi prezentate, evenimentul poate integra și elemente folosite într-o lansare de produs, cu demonstrații și zone dedicate interacțiunii directe.
Discuțiile despre carieră și recrutare
Participanții trebuie să poată afla ce roluri există, cum se desfășoară procesul de selecție și ce caută compania la un candidat. Informațiile trebuie prezentate fără promisiuni generale și fără presiunea de a aplica în aceeași zi.
Pot fi organizate zone de discuție pentru diferite departamente sau domenii profesionale. Recrutorii pot răspunde întrebărilor despre etapele procesului, iar managerii pot explica responsabilitățile și așteptările pentru anumite roluri.
Dacă sunt colectate CV-uri sau date de contact, participanții trebuie să știe în ce scop vor fi folosite și ce se va întâmpla după eveniment.
O persoană care nu se potrivește unui post disponibil în acel moment poate deveni relevantă mai târziu. Modul în care este tratată la Open Day va influența disponibilitatea sa de a reveni către companie.
Networkingul trebuie să apară firesc
Mulți participanți vin la un Open Day și pentru a cunoaște oameni din domeniu. Ei pot întâlni angajați, manageri, alți candidați sau profesioniști cu interese apropiate.
Un eveniment de networking are nevoie de spațiu pentru circulație și de zone în care se pot forma grupuri mici. Muzica prea puternică, mesele fixe și programul fără pauze pot bloca dialogul.
Angajații companiei pot facilita primele conversații. Un participant care vine singur se va integra mai ușor dacă este întâmpinat și prezentat oamenilor potriviți.
Cum organizezi spațiul
Open Day-ul poate avea mai multe componente care se desfășoară simultan. Spațiul trebuie împărțit astfel încât participanții să înțeleagă ușor unde trebuie să ajungă.
Zona de primire este folosită pentru verificarea înscrierilor, ecusoane, program și primele informații. Sala principală poate găzdui deschiderea și prezentările comune, iar spațiile secundare pot fi dedicate atelierelor, discuțiilor cu departamentele și întâlnirilor individuale.
Zonele de conversație trebuie separate de prezentările care folosesc sonorizare. Participanții nu trebuie să aleagă între a asculta o discuție și a încerca să poarte o conversație într-un spațiu zgomotos.
Semnalizarea trebuie să fie simplă și vizibilă. Un eveniment de employer branding își pierde rapid din credibilitate dacă oamenii nu găsesc sala, nu înțeleg programul sau nu știu cui să se adreseze.
La Zooma, sălile, foyerele, terasele și grădinile permit organizarea unor zone distincte pentru prezentări, ateliere, recrutare, masă și networking.
Masa și pauzele
Un Open Day care durează câteva ore are nevoie de pauze bine integrate. Acestea le permit participanților să își organizeze întrebările și să discute direct cu oamenii pe care i-au ascultat în sală.
Coffee breakul poate fi integrat în zona de networking, iar masa poate separa două etape ale programului. În prima parte pot avea loc prezentările generale, iar după pauză participanții se pot îndrepta către atelierele și departamentele care îi interesează.
Meniul trebuie ales în funcție de durata evenimentului și de modul în care participanții folosesc spațiul. Dacă programul presupune deplasarea între mai multe zone, servirea trebuie să fie ușor de integrat fără întârzieri mari.
Pauzele nu trebuie tratate ca timp rămas între prezentări. Pentru participanți, ele pot fi partea în care primesc cele mai utile răspunsuri.
Comunicarea după eveniment
După Open Day, participanții pot primi un mesaj de mulțumire, materialele prezentate și informații despre pașii următori. Mesajul trebuie adaptat conținutului evenimentului și promisiunilor făcute.
Dacă au fost prezentate posturi disponibile, trebuie incluse linkurile și termenele de aplicare. Dacă participanții s-au înscris pentru informații viitoare, compania poate continua comunicarea în condițiile anunțate.
Întrebările rămase fără răspuns trebuie direcționate către departamentele potrivite. Tăcerea de după un eveniment construit în jurul dialogului poate afecta întreaga impresie creată.
Feedbackul participanților poate arăta ce sesiuni au fost utile, ce informații au lipsit și ce ar trebui schimbat la ediția următoare.
Cum evaluezi rezultatele unui Open Day
Numărul participanților oferă doar o imagine parțială. Un eveniment aglomerat nu este automat un eveniment relevant pentru companie.
Pot fi urmărite profilul participanților, prezența la diferite sesiuni, întrebările primite și interesul pentru departamentele prezentate. În timp, compania poate observa câte persoane au revenit pentru alte evenimente, au aplicat sau au intrat într-un proces de recrutare.
Rezultatele trebuie raportate la obiectivul stabilit. Dacă scopul a fost apropierea de comunitatea studențească, interacțiunea și continuitatea relației pot conta mai mult decât numărul imediat de aplicații.
Employer brandingul se construiește în timp. Un singur Open Day nu schimbă percepția asupra companiei, dar poate deveni o parte valoroasă a unei comunicări consecvente.
Greșeli care pot afecta evenimentul
Prima greșeală este prezentarea unei imagini care nu corespunde realității din companie. Participanții pot fi impresionați în timpul evenimentului, dar diferențele vor deveni vizibile în procesul de recrutare sau după angajare.
O altă problemă este transformarea programului într-o conferință despre organizație. Discursurile lungi, filmele generale și slide-urile încărcate lasă prea puțin loc pentru întrebările oamenilor.
Lipsa angajaților din departamentele prezentate reduce valoarea întâlnirii. Candidații vor să vorbească direct cu cei care fac munca respectivă, nu să primească toate răspunsurile prin intermediul recrutorilor.
Programul foarte aglomerat și absența comunicării după eveniment pot afecta experiența chiar dacă prezentările au fost bine pregătite.
De ce să organizezi un Open Day corporate la Zooma
Zooma oferă un cadru potrivit pentru evenimente corporate care combină prezentările, atelierele, discuțiile și networkingul.
Sălile pot găzdui deschiderea și sesiunile comune, iar spațiile disponibile permit organizarea unor zone dedicate departamentelor, întâlnirilor și activităților. Foyerele, terasele și grădinile pot fi folosite pentru primire, pauze și conversații informale.
Parcarea facilitează accesul participanților, iar configurația evenimentului poate fi adaptată numărului de invitați și structurii programului. Compania poate construi astfel o întâlnire care prezintă activitatea sa într-un cadru profesionist, dar apropiat.
Organizează un Open Day corporate la Zooma
Dacă vrei să prezinți compania viitorilor candidați, studenților sau unei comunități profesionale, Zooma poate oferi spațiul necesar pentru prezentări, ateliere și conversații directe cu echipa.
Pentru detalii, poți contacta echipa Zooma la +40 756 986 986 sau poți programa o vizionare pentru a vedea cum poate fi configurat spațiul pentru un Open Day corporate.
